Die Abteilungsbesprechung

Ein wirksames Instrument zur Information und Kommunikation

Zur Begriffsbestimmung: Gemeint ist hier eine regelmäßige Runde, die der Chef mit seinen direkt nachgeordneten Mitarbeitern abhält. Jetzt kommt sofort der Aufschrei: Was, noch eine Besprechung? So berechtigt dieser Einwand ist, bei den vielen - manchmal ja tatsächlich überflüssigen - Besprechungen. Eine gut geführte Abteilungsbesprechung ist eine wirklich sinnvolle Einrichtung. Was ist zu beachten, dass es eine gute Veranstaltung wird und nicht eine weitere Laberrunde?
Regelmäßigkeit
Die Abteilungsbesprechung muss, wenn sie einen Sinn haben soll, in konsequenter Regelmäßigkeit stattfinden. Nicht spontan und auf Zuruf oder wenn der Chef gerade mal Lust hat sondern in einem festgelegten Rhythmus zu längerfristig vereinbarten Terminen, z.B. alle zwei Wochen, jeweils am Mittwoch um 11 Uhr.

Begrenzte Dauer
Es wird ein Maximalzeitraum festgelegt, der eingehalten wird, bspw. 1,5 Stunden. Er muss aber auch nicht ausgeschöpft werden. Wenn nicht mehr Themen vorliegen, kann auch nach einer halben Stunde Schluß sein.
Information
Die Abteilungsbesprechung ist der Ort, an dem alle relevante Information für das Team vermittelt wird. Hier kann die Führungskraft ihre Informationen über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens, über neue Entwicklungen - sofern sie veröffentlicht werden dürfen - , über all das, was für die Arbeit der Abteilung wichtig ist, weitergeben. Es darf aber nicht nur der Chef reden. Es muss auch eine Informationsrunde geben, an der alle teilnehmen und die Kollegen über die aktuelle Entwicklung aus ihrem Arbeitsgebiet informieren, soweit das von allgemeinerem Interesse oder für die Kollegen sogar notwendig ist. Gerade dieser Sicherstellung eines Informationsstandes kommt eine große Bedeutung zu, die im täglichen Arbeitsablauf etliche Reibungsverluste vermeiden kann.
Kommunikation
Das ist etwas anderes wie Information. In der Abteilungsrunde soll auch ein Austausch, eine Diskussion stattfinden, es dürfen Fragen gestellt werden. Es soll auch kritische Diskussion möglich sein. Hier kann spürbar ein Klima der Offenheit und des Vertrauens entstehen.
Protokoll
Nur die Entscheidungen werden dokumentiert, in knapper verständlicher Form. Die Protokollpficht kann reihum wechseln.
Lockerheit
Es darf auch mal gelacht werden oder über Fußball geredet werden. Jeder kann seine Kaffeetasse mitbringen und an heißen Tagen darf der Chef auch ein Eis spendieren.
Damit die Abteilungsrunde eine fruchtbare Einrichtung wird, bedaf es einiger Übung. Es hängt in der Anfangszeit sehr stark von der Initiative und besonders der Konsequenz der Führungskraft ab. Wenn diese schon zu Beginn eine Besprechung wegen eines anderen Termins ausfallen läßt, geht sehr schnell die Glaubwürdigkeit verloren. Es muss für alle klar sein, dass es eine Pflichtveranstaltung ist. Wenn aber alle gelernt haben mit dem Instrument umzugehen, dann wird auch der Nutzen deutlich und die Akzeptanz stellt sich ein.