Die Abteilungsbesprechung

Ein wirksames Instrument zur Information und Kommunikation

Zur Begriffsbestimmung: Gemeint ist hier eine regelmäßige Runde, die der Chef mit seinen direkt nachgeordneten Mitarbeitern abhält. Jetzt kommt sofort der Aufschrei: Was, noch eine Besprechung? So berechtigt dieser Einwand ist, bei den vielen - manchmal ja tatsächlich überflüssigen - Besprechungen. Eine gut geführte Abteilungsbesprechung ist eine wirklich sinnvolle Einrichtung. Was ist zu beachten, dass es eine gute Veranstaltung wird und nicht eine weitere Laberrunde?
Regelmäßigkeit
Die Abteilungsbesprechung muss, wenn sie einen Sinn haben soll, in konsequenter Regelmäßigkeit stattfinden. Nicht spontan und auf Zuruf oder wenn der Chef gerade mal Lust hat sondern in einem festgelegten Rhythmus zu längerfristig vereinbarten Terminen, z.B. alle zwei Wochen, jeweils am Mittwoch um 11 Uhr.

Mut zur Entscheidung

Ergänzend zu dem, was ich über Regeln geschrieben habe, passt der Spruch ganz gut, der auf einem Motivationsposter auf dem Gelände von Facebook stehen soll: Better done than perfect.
Das kann man in der Griffigkeit schwer ins Deutsche übersetzen. Sinngemäß kann man es etwa so übertragen: Besser man tut überhaupt und auch schnell etwas als es perfektionieren zu wollen. Perfektionieren heißt dann nicht nur, auf die Lösung zu warten, die allen Eventualitäten gerecht wird und möglichst keine Risiken mehr bringt. Perfektionieren bedeutet heute auch oft nach allen Seiten absichern, Verantwortung so verteilen, dass für einen selbst möglichst wenig davon übrig bleibt. Stattdessen fordert der Spruch auf, etwas zu probieren, auch zu riskieren. Eine Idee einfach einmal umzusetzen anstatt sie erst in allen möglichen Gremien zu diskutieren und abzuwägen. Vertrauen in die eigene Kompetenz und Erfahrung zu haben, Mut zu zeigen, die Idee umzusetzen und schließlich auch die Verantwortung dazu zu stehen. Auf der anderen Seite heißt das auch Fehler zuzugestehen und sie selbstkritisch zum Lernen zu nutzen.
Diesen Mut zu probieren und zu entscheiden muss eine Organisation heute ihren Mitgliedern ermöglichen, um innovativ zu sein und sich in einem komplexen Umfeld zu behaupten.

Führen ist mehr wie regeln

Viele "Führungskräfte" sehen ihren wesentlichen Daseinszweck immer noch darin, möglichst viel zu regeln. Hauptsache es gibt eine klare Regel und das Problem ist gelöst. Wobei meist nur der die Regel für klar hält, der sie aufgestellt hat.

Informelle Entscheidungen - ein Glück für jede Organisation

Oder: Warum nicht alle Vorstandsentscheidungen wirken.

Spinnen wir das Beispiel um die Einführung der Telearbeit aus dem letzten Post weiter. Der Vorstand hat also entschieden, dass keine Telearbeit eingeführt wird. Nun gibt es aber in einer Abteilung eine Frau, die bereit war, ihren Erziehungsurlaub zu verkürzen, wenn sie einen Teil ihrer Arbeit zukünftig aus dem Home-Office erledigen könnte. Die junge Dame gilt als gute Mitarbeiterin, gar als Potenzialträgerin und auch von ihrer Arbeit wäre es möglich, zumindest einen Tag in der Woche vom heimischen Büro aus zu arbeiten. Doch nun steht die Vorstandsentscheidung im Weg. Die Mitarbeiterin ist durchaus zum Entgegenkommen bereit, was Dauer ihres Erziehungsurlaubs und Verteilung ihrer wöchentlichen Arbeitszei angeht aber sie möchte auch Flexibilität des Arbeitgebers bezüglich der Heimarbeit. Gott sei Dank hat sie einen souveränen Vorgesetzten.

Telearbeit - eine Schwarz/Weiß-Entscheidung?

In der letzten Ausgabe der ZEIT (Nr. 24) wurde eine ganze Seite dem Thema Telearbeit gewidmet. Auf sehr anschauliche Weise wurden Fakten zusammengstellt, um die Pros und Cons - wie das heute so schön im Führungssprech heißt - zu illustrieren. Hier einige interessante Beispiele:
Pro
42 Minuten brauchen deutsche Angestellte durchschnittlich, um ins Büro zu kommen.
77% der Deutschen glauben, dass sie zu Hause webiger Stress hätten.
Alle 11 Minuten wird jemand, der im Büro arbeitet, durschnittlich unterbrochen.
Contra
Angestellte, die von zu Hause arbeiten, werden deutlich seltener befördert.
Telearbeiter gelten als unzuverlässig und weniger ehrgeizig (Ergebnis einer egl. Studie)
Menschen lügen häufiger, wen sie sich nur per Mail oder Chat austauschen.
(Ergebnis amerikanischer Studie)
Arbeitnehmer, die schon zu Bürozeiten Probleme hatten, Familie und Beruf unter einen Hut zu
bringen, schaffen das auch im Homeoffice nicht.
Ohne das Phänomen der Telearbeit hier tiefer zu diskutieren, möchte ich auf einen Aspekt hinnweisen,
den man an diesem Beispiel gut beleuchten kann. So wichtig es für eine Zeitung ist, ein Thema auf anschauliche und verständliche Weise aufzubereiten und beispielsweise in einer derartigen Pro - Contra Form darzustellen, so vorsichtig sollte man sein, ein derartiges Verfahren in die unternehmerische Führunngspraxis zu übertragen. Dort passiert dann Folgendes: Der HR-Bereich wird beauftragt, eine Entscheidungsvorlage zur Einführung der Telearbeit vorzubereiten. Dieser erstellt eine knappe Power-Point Präsentation (der Vorstand will kurz und bündig und entscheidungsreif informiert werden), die die aus HR-Sicht wichtigen Pros und Cons enthält und am Ende die Empfehlung ausspricht Telearbeit einzuführen. Die Diskussion im Vorstand verläuft kontrovers. HR kann sich nicht durchsetzen und am Ende wird Telearbeit nicht eingeführt. Schade.
Wäre es nicht besser gewesen, gleich zu Beginn zu argumentieren, dass Telearbeit kein "breitflächiges" Phänomen ist, wie z.B. ein Arbeitszeitsystem, das zwangsläufig für alle Einbezigenen gleichzeitig gelten muss.
Sondern dass Telearbeit etwas ist das situativ genutzt werden muss, um richtig zu wirken, im Sinne der Beschäftigten  und im Sinne des Unternehmens. Telearbeit ist ein typisches Instrument, dessen Einsatz in die Hände der Führungskräfte gehört. Diese müssen dezentral entscheiden können, ob sie es einsetzen oder nicht. Stattdessen wird allzuoft zu derartigen sinnvollen Instrumenten eine Schwarz/Weiß-Entscheidung getroffen, die Führungsspielräume einschränkt und auch nicht praxisgerecht ist.

Was darf man Mitarbeitern zumuten?

Der junge Planungsingenieur wird nachmittags in dramatischer Form von seinem Chef informiert, dass er am nächsten Tag zum Kunden müsse, weil es in der Abwicklunng eines äußerst terminkritischen Auftrages Probleme gäbe, die unbedingt ein persönliches Gespräch erfordern. Das Problem dabei: der Kunde sitzt mehrere hundert Kilometer entfernt und unser junger Kollege müßte sich nach einem Arbeitstag ins Auto setzen - alternative Verkehrsmittel stehen nicht zur Verfügung - und mindestens die halbe Nacht im Auto verbringen. Geht das? Kann man das von einem Mitarbeiter verlangen?

Führungstraining mit Pferden II

In einem Post am 2.4. hatte ich mich schon einmal mit diesem Thema beschäftigt. Nun habe ich im ZEITMagazin (Nr. 22) in einem Artikel, in dem es überhaupt nicht um Training ging, folgendes Zitat einer Pferdestallbetreiberin gefunden: "So ein Pferd gibt keine Widerworte. Es ist nie gemein oder fies und es fordert nichts. In der Pferd-Mensch-Beziehung ist völlig klar, wer der Chef ist. Das macht die Beziehung so schön einfach." Besser kann man es nicht auf den Punkt bringen. Damit wird genau die Haltung bestätigt, die ich auch damals kritisch erwähnt habe. Dem Führungstraining mit Pferden liegt letztendlich ein einseitig autoritäres, machtbetontes, Verständnis von Führung zu Grunde. Damit wird das Führungsverhalten trainiert, das in modernen Unternehmen eigentlich Vergangenheit sein sollte. Nun mag man einwenden, dass es manchen eher soft veranlagten Persönlichkeiten gut tut, wenn sie sich mehr Stärke und Durchsetzungsfähigkeit antrainieren. Diese Menschen - und besonders die, die sie in ein solches Training schicken - sollten sich allerdings vor dem Training fragen, ob sie wirklich Führungskraft werden wollen und ob sie sich dafür geeignet halten. Umgekehrt wäre es fatal, wenn machtbetonte Zeitgenossen auch noch ein solches Training besuchen und in ihrer Haltung bestärkt werden anstatt sich kritisch mit ihr auseinanderzusetzen.
Dieses Beispiel zeigt gut, dass man bei der Auswahl von Führungstrainings sehr genau hinsehen und die Angebote kritisch hinterfragen sollte, ganz besonders wenn neue Methoden modern werden.