Wann ist eine Personalabteilung innovativ? Teil III

Wenn sie sich auch zur Administration bekennt.

Viele Personaler würden am liebsten die Entgeltabrechnung mit allem was dazu gehört aus dem Personalwesen verbannen, wieder zurück "in die Buchhaltung". Motto: Da kam sie her, da gehört sie auch wieder hin. Dabei geht die Personal-Administration längst über die reine Abrechnung hinaus und ist auf Grund der Komplexität von Steuer- und Sozialversicherungsregularien ein Thema geworden, das hoch professionelle Bearbeitung verlangt. Fehler, die hier gemacht werden, können richtig Geld kosten. Daher muss es innerhalb von HR - und nur dort - Profis geben, die die Kompetenz haben das Wissen der Steuer-, Rechts- und Sozialversicherungsexperten auf die Bedürfnisse des Unternehmens richtig anzuwenden.
Hier allerdings müssen neue Technologien zum Einsatz kommen. Hier ist HR in der Pflicht so effektiv und effizient wie möglich zu arbeiten. Manager- und Employer-Self-Service Systeme müssen bei Standard-Routine-Prozessen zum Einsatz kommen.
Vor allem auf diesem Feld ist die Business-Partner-Einstellung von großer Bedeutung. Gerade hier zeigt sich wie falsch es ist, Business-Partner nur als eine organisatorische Rolle zu verstehen. Der administrative Experte muss ebenso Business-Partner sein, wie der Personalbetreuer. Das bedeutet, nicht der Bürokrat zu sein, der formalistisch und ängstlich auf die Einhaltung von allen möglichen Regeln achtet, sondern für deren korrekte und sinnvolle Anwendung im Unternehmen sorgt. Dazu gehört ein fundierter Überblick über Gesetze und Tarifverträge ebenso, wie die Information über deren aktuelle Anwendung. Arbeitsrecht beispielsweise ist Richterrecht. Gesetze und Tarifverträge lassen oft mehr Gestaltungsspielräume zu, als die öffentliche Meinung gerne glaubt. Dazu gehört aber auch eine gute und kontinuierliche Kontaktpflege zu den relevanten Behörden und Institutionen. Die Gewerkschaften schließe ich hier ausdrücklich ein. Es gibt immer noch Personaler, die tun sich im unverkrampften Umgang mit Gewerkschaftsfunktionären schwer.
Wer gute, auch gute informelle, Beziehungen zu den externen Partnern pflegt, tut sich leichter und findet auch in schwierigen Situationen eine gute Lösung für das Unternehmen.
Der Aufwand für die Personaladministration ist abhängig von den Instrumenten und Methoden, die die Personalabteilung nutzt. Als Beispiele seien hier Arbeitszeit- und Performance-Management-Systeme genannt. Gerade letztere klingen oft nur innovativ, verursachen in der Praxis aber beträchtlichen administrativen Aufwand. Entscheidend für die Innovation in der Administration ist die Einfachheit der Systeme, Strukturen und Prozesse. Je konsequenter darauf geachtet wird, desto innovativer kann "verwaltet" werden. Innovativ in dem Sinne, dass ein möglichst großer Teil der Ressourcen auf die Betreuung der Mitarbeiter konzentriert werden kann.