Freitag, 29. Januar 2016

Kann man Mad Business vermeiden?

Wenn ja, wie?

Immer wieder wird über bürokratischen Irrsinn in Organisationen gelästert und gestöhnt (s. meinen vorherigen Post), auch von Führungskräften. Dabei ist ein Teil dieser Klagen unberechtigt. Sei es, weil die Klagenden selbst am Zustandekommen der störenden Regelung mitgewirkt haben oder weil es auf informellem Wege durchaus Möglichkeiten gäbe, die Regel pragmatisch umzusetzen.
Das erinnert an die immer wieder beschworenen und beklagten "Sachzwänge", über die man nicht mehr hinweg kann.
Doch man vergißt dabei, dass jeder Sachzwang irgendwann einmal durch eine Entscheidung entstanden ist, die man möglicherweise auch anders hätte treffen können. Nach einer gewissen Zeit verfestigt sich das Ergebnis dieser Entscheidung in der Praxis und wird dann zu einem Sachzwang, den man nur mehr schwer überwinden kann. Elektronische Workflows werden wie Beton sehr schnell hart und können dann nur nich mit dem Preßlufthammer bearbeitet werden. Aber auch diese Workflows sind einmal durch eine bewußte Entscheidung eingerichtet worden. Das heißt, es gab durchaus die Chance sie zu beeinnflussen und so zu konzipieren, dass sie über eine gewisse Zeit tauglich funktionieren.
Natürlich muss man hier einwenden und auch zugestehen, dass es in einem flexiblen und sich schnell ändernden Umfeld schwierig ist, alle Konsequenzen einer Entscheidung zu überdenken. Deswegen muss man den Mut haben einzugestehen, wenn man sieht, es funktioniert so nicht, wie geplant. Und man kann auch in einen Workflow Möglichkeiten einbauen, händisch einzugreifen.
Doch wie kann es gelingen, im Zeitpunkt des Entstehens bereits eine untaugliche Regelung zu verhindern oder zu verbessern?
Eine wichtige Voraussetzung ist, Opportunismus zu unterdrücken. Denn in vielen Fällen ist es doch so, dass ein Hierarch - oft sogar ein Vorstandsmitglied - eine Idee hat und diese Idee in der Organisation durchsetzen will. Dann muss es schon eine sehr aufgeklärte Organisation sein, wenn diese Idee von dem nachgeordneten Personal unvoreingenommen und "ergebnisoffen" diskutiert werden kann. Meist finden sich sofort einige, die schon ohne dass sie das Vorhaben richtig kennen, die Hacken zusammenreißen und es gut finden. Dann wird es schon schwerer die Idee wieder aus der Welt zu kriegen.
Opportunismus und vorauseilender Gehorsam sind nach meiner Erfahrung wesentliche Ursachen für bürokratischen Unsinn.
Alternativ dazu wäre es einen Versuch wert, mit diplomatischem Geschick zu reagieren. "Ich finde die Idee sehr gut, Herr Direktor. Welchen Posten aus dem Budget sollen wir dann dafür zurücksetzen?" oder alternativ etwa: "Welches Projekt sollen wir dafür schieben?" Das ist besser als einfach zu nörgeln: Das kostet doch nur Geld. Das kostet nur Zeit. Wann sollen wir das auch noch machen? Bedenkenträgerei bringt in solchen Situationen in der Tat nichts. Wenn man die Kunst des konstruktiven Einwands beherrscht - und das kann man lernen - hat man vielleicht eine Chance den ein oder anderen Unsinn zu vermeiden.